3．创建记录文件

创建一个文件，对步骤1和步骤2的结果进行正式记录。该文件不仅记录步骤1和2的正式结果，还包括对继任管理计划的目标和步骤的概述。

文件一开始记录下步骤1中明确的目标是很有用的。随着在文件的早期列明项目目标，读者就能知道记录中详细的与更广泛目标相关的所有后续工作。接着项目目标，商定的时间表/目标日期、角色和职责也应该尽早地在文件中列明。步骤2中没有提到的更具体的细节应该在步骤3中体现。专注于继任管理体系结构的本章节可能会包含大量的文件。项目小组应讨论用最佳方式来规划这些章节（比如，通过职位、能力、时间安排等）。例如，对于组织内员工在确认所需提高的技能和发展机会而言，通过职位名称来规划的继任管理架构可能会增加文件的可用性。

正式记录步骤1和2的结果非常重要，主要有几个原因：首先，它迫使项目团队制定出计划的具体细节。如果没有正式记录，项目团队的成员就很容易忽视掉一些关键的细节。步骤1中确认的项目目标或是步骤2中确认的能力可能原则上都是正确的，然而，这个目标和能力还需要在实际工作中体现出来。直观的纸质表格通常可以帮助人们确认遗漏的步骤或是不符合逻辑的地方。

文件为什么重要的第二个原因是它增加了项目的认同。通过让项目团队的成员一起工作来创建文件可以增加成员们对于项目的附着度，毕竟，如果他们的名字写到了项目里，他们就不希望项目失败。这个责任感将帮助确保计划的成功。最后，文件为员工提供了一个清晰的路线图，人们都喜欢有秩序感的世界。通过细化期望和不同职位的要求，员工将知道组织对他们的期望是什么。让员工看到具体行为带来的有价值的成果，这会让他们变得充满活力和动力。当期望不明确时，员工可能会变得意志消沉并不思进取。

4.设计元素的具体化

在做好前期步骤的记录后，项目团队已经准备好设计人才测评/继任管理工作的具体内容。具体的设计元素包括继任过程、能力和工具。继任过程包括用来分析“板凳实力”所需的定义、政策和流程步骤。能力是指管理层和人力资源部开展继任管理计划过程所需要的能力。最后，工具将被用于区分和评估员工绩效、潜力和意愿的具体评估。

需要解决许多重要问题以确保继任过程运行顺畅。首先，准确定义绩效、潜力和意愿非常关键。这些定义必须深刻地被理解和认同。具备正式继任计划的组织通常依赖于目前绩效考核，测量一个领导者目前表现的360度评估和对于性格客观评估以及测量潜力和意愿的技能模拟评估。除了定义这些关键的指标和确定组织用于测量这些人的工具和评估之外，项目团队必须解决好如何最有效地整合这些信息。随着具有相关知识的管理人员加入继任者计划，这一步是至关重要的。