今年中国锻压协会参加了在德国汉诺威举办的EuroBLECH 2006展览会，这是世界冲压与钣金成形行业的顶尖的展览会。我作为参展具体操作人员经历了从头到尾的所有参展程序，有一些感触和心得，写出来供以后可能出国参展的企业参考。
    1．尽早作决定，争取获得好的展馆和展位。

    国内企业赴外参展当然首选的是业内的知名展会，一旦决定参展，就尽快报名。知名展会都会有相对固定的大客户和老客户，主办方会优先分配好的展位给他们，尽管如此还是会有一些好的小展位分配给提前报名的展商。

    展馆会根据展品类别进行大致的分类，例如EuroBLECH就大致分为压力机馆、钣金设备馆、模具零部件馆、自动化控制及辅助设施馆等等。争取分到和自己产品和服务对口的展馆是很重要的，因为展览会规模巨大，同时居住费用昂贵，很多远来的观众会直奔专题场馆，看完就尽快离开，无暇旁顾其它。

    另外展位众多，同类展品非常齐全，如同进入一个巨大的宝库，满眼珍珠玛瑙，大多数观众都难免会有眼花缭乱的感觉，遗漏那些偏僻的角落也不会觉得遗憾。但是对于展商而言，就非常不妙，花同样的价格，效果却大打折扣，因此一定要事先避免，如果不幸流落“蛮荒之地”，就要采取措施补救，后面我会提到。

    最后一点就是，知名展会可能提前半年就能把会刊印制出来，报名太晚，只能把信息收录到增页上。
    2．专人负责参展工作。

知名展览会规模巨大，主办方会有很多职能部门和专人负责不同的事情，他们分别向展商邮寄许多文件、通知，需要确认和告知很多重要事情。所以负责参展的最好由固定的一两个人负责，及时查看信件和邮件，保证没有遗漏重要信息，和主办方保持良好的信息互动。

鉴于主办方的人员众多，你也可以选择主办方的一个工作人员作为你的主要联系对象，有什么疑问这个人请教，由他或她帮助协调，或者告知你向何人求助。
     3． 样本、网站、礼品和展板设计。
    关于样本。携带少量纸质样本供查看，多带光碟样本供观众取用。
    国外展商的样本大多是摆在架子上供观众自行取用，尽管如此，观众并不太喜欢拿取纸质样本，但是认可光碟样本。因此建议不要携带大多纸质的样本，以EuroBLECH展会为例，官方公布的观众为64353名，我们在16号馆，即新增加的馆，大约只发出两百本纸质样本。因为我们是协会，所以和观众交流更多一些，一般厂商可适量多带一点样本。
样本最好是中英文对照，这样便于外国的客户通过中国的合作伙伴找到我们，如果有你们试图开发的目的国家或地区的语言的样本则更好。

  关于网站。
    在国外参展之前，务必完善自己的英文网站，将自己公司的产品、服务、资质证明、成功案例等内容补充完善，并且要确保网站美观而且便于使用，赢得印象分。我们的很多观众就只索取了名片，说回去之后登录。我们的中国锻压网的技术人员也确实发现近期来自国外的浏览量大幅增加。
关于礼品。
    观众可能拒绝你的样本和名片，但决不会拒绝你的小礼品，礼多人不怪嘛。一个小小礼品往往会增加观众对你的好感。很多次观众简单交谈，拿取样本准备离开的时候，我拿出增送的小礼品，他们会主动交换名片，并和你多聊一会，你会发现他就是你的潜在客户，并且会获得一些有用的信息。
我们制作的是金属带京剧脸谱的精美书签，印制了中国锻压协会的LOGO和简写，盒子上有我们的联系方式和网址，效果很不错。

  关于展板设计。
    文字要简练醒目，几乎没人会停下来看密密麻麻的文字介绍，典型的图片，胜过千言万语。
    关于以上样本、网站和展板，我觉得有必要强调的是，如果你要开拓的市场和目标客户不是英语国家，那么最好加上该国和地区的语言说明，因为以英语为外语的老外水平不见得有多高，还有就是对于同样的专业术语，不同国家的英文翻译可能天差地别。

    4．关于出国签证申请和展览参观券。
    去德国参展申请商务签证，需要德方展馆出具的邀请函，对于展商，邀请函是免费开具的。但是一个展位不要有太多的工作人员申请，否则可能会有人被拒签。
    如果您想让公司的员工或者客户随同去参观展览会，那么申请参观邀请函是需要付费的，大约400元左右。所以为了省钱，您可以让贵单位在目标国的合作伙伴开具邀请函，并且不要把参观展览会放在行程的前面，或者最好是根本就不要提及参观展览会的事情，这样可以省掉不必要的支出。
    申请签证的时候，带全你的支付凭证和向主办方、搭建方出具的收据和款项到达证明、展位确认书等必要文件。面签人员可能跳跃性地问很多问题，尤其是对我这样首次出国的年轻人，简直是当贼一样拷问。面签官详细地询问了参观目的、用英语介绍协会、行业内知名企业、展会的主办方、搭建方是谁、摊位如何搭建、是否有宾馆确认信。幸好我准备了两份文件，并将所有的文件编上了页码，我和面签官人手一份，她问到所有文件，我总能精确地找到，所有的问题对答如流，才得以通过。在我前面，一个年轻的技术人员申请出国参观展览会，问及参观目的时，他说了解国际标准，然后签证官问是他什么标准，他支支吾吾答不出来，直接被拒签，他的老板在他身后面色铁青。
    我的经验是，不管您是老板还是具体办事的工作人员，一定对自己分内的职责和业务多了解一些，这样才能临危不乱。

    参观国外的展览会，观众往往是需要付费的，例如现场购买EuroBLECH五天的通票高达45欧元，还得外加16%的税，但是也有省钱的法子。例如美国的一些展览会，你事先在网站上注册，持主办方邮寄给你的条形码，可到现场免费领取参观证，而现场购买的话，可能高达40美元或者更多。另外可以让参展商以2-3折优惠的价格预购参观券。
    5．关于搭建和参展费用。
    汉诺威展览会的所有摊位都是按照光地租赁，向主办方购买的只是一块空地。然后再向搭建方购买搭建服务，您可以让他们设计特装，也可以购买类似国内标准摊位的打包方案，后者包括桌椅、射灯和储物间，楣板和资料柜需要自己在网上预定。

    特别注意，主办方是不管你所谓的标摊搭建的任何事宜的，所有的搭建服务，需要你自己去订购，楣板信息需要你自己去提交，否则临时增加或者变更楣板，所收取的费用会高得让您认为他们不是开价，而是和你开玩笑吓唬你，据说原因是欧洲的人工费非常昂贵。

    总体而言，国外参展的费用非常高，以我们此次12平米的标准摊位为例，展位费、搭建费、场馆管理费和家具费加总之后折合人民币近40000元人民币，是国内的三到四倍。人员食宿每人日均500-1000元。
    6．关于参展人员的注意事项

    参展人员至少要熟练掌握一门外语，例如英语，如果您能掌握了小语种的日常问候语，不经意的用几句，会有意想不到的效果。对于珍视自己语言的法国人和德国人，几句娴熟的“你好、谢谢、再见、认识您很荣幸”屡屡让他们眉开眼笑，对你的好感大增。

    汉诺威的展览会并不提供统一的展商证，进出展馆凭借展商电子票。参展人员如能统一着装，并佩戴上自己公司的徽章、铭牌会给人专业正规的良好印象。

    除了销售人员之外，还需要专业的技术人员解答观众的各种提问。我听国内一些企业人员说，不知出于什么心理，一些国家在签发签证的时候，故意拒签精通技术的操作人员，只让老板和销售人员出去，以致设备无法正常运转演示。我没有证实，仅写出来供业内人士参考借鉴。

    参展人员要有知识产权意识，既要避免陷入侵权纠纷，又要防止被不正当竞争的对手侵权或者盗取商业机密。
     7． 其它宣传手段

    前面我提到了如果展位不佳，有什么方法补救呢？
  资料袋
    制作标志醒目的资料袋，最好是可以肩背，而不是手提的袋子，把您的公司名称缩写、Logo、和展馆展位号标上，佩上礼物使用策略，就会增加数以百计的流动广告员。在路上、地铁，甚至回国的机场上我都看见有人提着通快公司的袋子，业内人士一看就能认出来。
  会刊广告
    外国观众喜欢预购会刊，按图索骥，既然参展了，何不索性再多花点银子让效果更好一点呢。如果嫌插页广告太贵，那么就做LOGO 和名字广告好了，五六百就OK，一定要记得印上展位号。
    和国内不同的是，会刊基本不印你提供的公司简介、产品说明，而是只印你的产品类别编号，所以务必仔细对照展品名录，把自己的产品类别编号报送主办方，否则只有你公司的基本联系信息，别人无法检索到你。
  展前预览
    主办方为了吸引观众，会向展商索要资料，这是绝好的免费宣传机会，务必积极响应。预览的不一定是业内最优秀的企业，也不一定是最先进的产品，很多公司可能觉得自己不是最好的，没有勇气提交资料，以致错失良机，我也是到了现场之后，才发现这一点的，后悔得要命。所以大胆地提交你们的图片和产品说明，主办方的编辑人员难为无米之炊的时候，你的资料就是救命草，要知道一旦采用，就是免费获得几万次的阅读机会！
    此外还有类似的合作媒体，主动和他们积极联系吧，为了吸引您做广告，他们事先也可能会提供一些的报道的。

  新闻中心
    汉诺威展会的新闻中心除了提供主办方资料和新闻通稿之外，还有一个重要的展示功能：那就是新闻中心提供资料架，架子上标注了展商的公司名称和展位号，展商可以存放一些样本在这里，供人查阅。我看见有一些观众，或许是来自其它国家专业媒体的工作人员在这里一边悠闲地喝着查阅资料。新闻中心的资料架好像是要事先申请的，这样他们就可以把标签打印出来标示在资料架上，我因为不知道新闻中心的功能，是临时自己找了个架子，手写了一个标签。

  媒体、展览公司和咨询公司
    在国内展览会上，因为很多媒体喜欢派广告人员前往征集广告，很多咨询公司、展览公司派人收集信息，对于这些非直接的潜在客户，国内的一些参展工作人员往往不胜其烦，不甚重视。国内姑且不论，要想让更多的客户认识我们，就应该充分借助各方面的力量，扩大影响。咨询公司、展览公司和媒体常常会收到各方的询问，说不定他们的一句话就能给我们带来商机。

  网站发布、信件和电子邮件
    参展之前和之后最好在网上发布参展信息，同时用信件、电子邮箱将公司参展的事情告诉您的国内外客户。也许您国内的客户根本不可能去光顾您的国外展位，但是您的公司去国外参展就说明了你们的实力，从而提高了信誉度。

  给展位锦上添花
    在我们这个行业，目前出国参展的还是以小摊位为主，如果你“不幸”和世界知名大公司的摊位挨在一起，你很可能被大公司的光彩照得暗淡无光。如何让大摊位那样吸引观众呢？我现场观察的体会是：充分利用展位的空白位置，例如在资料柜、楣板上可以贴上公司LOGO和鲜艳的国旗；在你的展板和展品上制作上争取出奇出新；增加一下互动活动；摆上一些有中国特色的饰物和食品等等。
例如一家零部件企业把自己的产品组装成恐龙骨架；一家金属板材企业把板材装饰成半拉开各色美丽的窗帘，背景是窗外的春色无限，非常有趣；还有一个在媒体上印制了礼品券，凭借宣传资料可以前往领取等等；有一家企业把自己的样本做成一个可以随意翻转的魔方，非常好玩，让人爱不释手，这些新意都吸引了不少眼球－要知道这是很专业的展览会，来参观的人都是或多或少和您的业务是关联的。

    8．展会的后续服务
    参展前制作观众信息登记表，包括联系方式，对方的企业性质、职位、感兴趣的产品、拜访本展位的目的等内容，交谈之后应立即把名片固定在信息表上，把交谈的重要信息记录下来，同时我们也会口头给出很多承诺，我们必须记住我们的承诺，对信息和承诺作出反馈。所以展览会结束之后，并不意味着我们的参展工作就结束了。
    首先，竞争对手以及上下游供应商的的最新动态和变化，务必要用书面写出来，提交相关的领导、部门和人员，因为这些很可能决定着未来的企业发展趋势。这些信息往往包含在观众的交谈中，要及时总结和记录。
    及时把名片的联系方式录入公司的数据库，对信息记录详细的观众作出具体的答复，对只有名片的人，去信一封，对公司重新进行简要的介绍，并询问有什么可以帮助的。这样快速周到的反馈是国内企业往往忽略的地方。
    我曾经在中国锻压协会自己举办的中国国际金属成形展览会（MetalForm China，www.china-metalform.com）拜访过一家日本展商，当时交换了一张名片。展会结束后一周，就收到有他们董事长亲笔签名的的信函，对光临他们的展位表示感谢，这给人的印象非常深刻。后来一家会员企业询问国外的设备时，我在电话里就推荐了这家企业。后来我继续查找资料的时候，发现很多同期展会其他一些国外展商也能够提供类似产品，但是工作就没有作得这么细。
    9．关于知识产权的保护问题。
  关于侵权
    今年政府在展会知识产权保护方面出台了很多政策，但是很多国内展商并没有引起足够的重视。在发达国家的展览会上参展，一旦引起知识产权纠纷，可能导致无法继续展出，巨额投入打了水漂，还可能被处以重罚，进而彻底失去进入该地区市场的机会。
    有如下几方面问题要注意：展板、样本的图片、LOGO、文字（包括某些特定词语、字体）；产品的设计及外观；展台的设计样式；展台的背景音乐等等。如果确实存在侵权的产品最好别带出国，以免后患无穷。
  关于被侵权
    如果我们的展品有专利，那么事先研究一下展会上保护知识产权的程序，带上专利证明资料，一旦发现有侵权的行为，务必通过主办方主动制止这种行为；如果性质恶劣，可以收集证据启动法律程序保护自己的权益。对于外观设计的专利，要防止商业对手偷拍、套取机密，不要轻易透露关键数据和我们的价格底线。

  其它注意事项
  关于交通
    汉诺威的公共交通非常发达，城市铁路直接开到展览馆，按时发车，公路交通也四通八达，展览馆的入口有好几个，并且展场有内部的公交车在大门与各馆间循环，所以不用担心交通阻塞或者在门口排长队。

  关于安全
    展览馆入口只有一两个工作人员把守，各个展馆的门口没有任何人看守，晚上也没有增加特别的防护措施，展馆基本不对展商的展品负责。展览会上的小偷还是很多的。如果携带了贵重、易损坏的展品，那么要派专业日夜看护，要们自己的员工看守，要么雇人看守，薪水大概是本地人15欧元/时，留学生8欧元/时。
    另外最好携带上展板的设计数据，一旦展板损坏或者被偷窃，还能够及时重新制作。
  关于办公用品
    办公用品务必准备齐全，现场购买的话，价格将是国内的几十倍。甚至上百倍，包括名片、名片夹、小刀、剪刀、带有公司抬头的信纸、笔记本、贴在桌子上的签字笔、挂钩、展板、钓鱼丝、塑料包装袋、不干胶、胸牌、公司徽章、小国旗、糖果、果盘、观众信息登记表、橡皮筋、订书机、样本、礼品、药品等。

  其它
    展览馆非常庞大，馆与馆之间的距离也很远，展商动辄1000多家，参观是很辛苦的事情。所以作为展商，您最好能在展位内提供舒适的交谈环境，提供可口的食品和饮料，让观众感觉很轻松，乐意和你们交流。
    如果是参观，就不要和自己的脚过不去，女士千万别穿高跟鞋，男士则需穿舒适一点地皮鞋；为了减少寻找目标展商的时间，就事先通过展前预览或者会刊把要拜访的摊位标识出来；如果要大量收集样本，那就拉上行李箱吧。
    在一个新的市场开拓业务，参加这个行业的顶尖展览会，是树立企业形象，迅速打开局面，结识潜在客户的最直接的方式，关于这一点，我想没有必要过多论证。以上写的东西，是希望看过的人获得一些启示，达到降低参展成本和扩大宣传效果的双重目的。